Può capitare, specie in periodi di crisi economica come quello che stiamo vivendo, di incontrare delle difficoltà nel vedersi corrispondere il pagamento per beni e servizi erogati a fronte di regolare fattura.
Le procedure cosiddette di recupero crediti servono proprio a tutelare aziende e prestatori d’opera autonomi di fronte ai mancati pagamenti di servizi già fatturati: generalmente è sufficiente procedere con una lettera di sollecito, ma a volte è necessario passare per atti di precetto e per la cosiddetta messa in mora del debitore.
Vediamo di seguito come scrivere la lettera di sollecito di pagamento di una fattura, e perché è importante non lasciare insolute le questioni riguardanti il recupero dei crediti dovuti. Vediamo poi in calce un comodo modello di sollecito pagamento delle fatture scadute, da usare come fac simile per ottenere i propri crediti.
Fatture non pagate: perché scrivere la lettera di sollecito del pagamento
La quasi totalità dei soggetti passivi IVA che vendono beni o prestano servizi è tenuta ad emettere la fattura relativa, che deve necessariamente contenere:
- i dati anagrafici dell’azienda fornitrice, comprensivi di ragione sociale;
- i dati del cliente, anch’essi comprensivi di indirizzo di residenza o sede legale;
- la descrizione dei beni o servizi erogati, con indicazione di aliquota ed imposta dell’operazione, oppure gli estremi di un’eventuale esenzione;
- la modalità di pagamento richiesta.
L’emissione della fattura segue delle tempistiche precise, ed è importante sapere che esistono delle scadenze che possono rendere il recupero del credito non più esigibile da parte del fornitore.
Perché è importante dunque procedere con il sollecito di pagamento per le fatture non saldate? L’invio della lettera di sollecito interrompe i tempi per la prescrizione, che va da sei mesi a 10 anni in base al tipo di prestazione in oggetto.
Per esempio, per i canoni di locazione la prescrizione del debito sopravviene dopo 5 anni dal mancato pagamento, per il bollo auto dopo tre anni, mentre per i servizi legati al settore HoReCa il credito diventa inesigibile dopo soli sei mesi.
I tempi per effettuare il pagamento di una fattura dipendono anch’essi dal tipo di servizio in oggetto: la fattura va saldata alla consegna, o comunque entro 30 giorni dalla ricezione, nel caso in cui l’acquirente sia un soggetto diverso dal consumatore finale; hanno invece scadenza a 60 giorni le fatture per la cessione di beni deteriorabili.
Nulla toglie che ci si possa accordare per un periodo superiore a questi termini, ma in questo caso la scadenza pattuita va formalizzata ed inserita nel documento. Ciò detto, resta un passaggio fondamentale procedere con un primo ed eventualmente con un secondo sollecito di pagamento, per non perdere il diritto al pagamento della fattura.
Come scrivere la lettera di sollecito di pagamento: fac simile e modello
Esattamente come avviene per la fattura, anche la richiesta del pagamento deve contenere alcuni dati, per essere efficace.
Innanzitutto, come per ogni richiesta o atto formale, è bene optare per uno strumento che dia validità legale alla data d’invio e a quanto trasmesso: la raccomandata A/R o la PEC sono dunque certamente gli strumenti da preferire per il recupero crediti.
Cosa deve contenere una lettera di sollecito di pagamento?
- i dati anagrafici del mittente o creditore;
- il numero della fattura non saldata, nonché importo e data della stessa;
- se si tratta di un secondo sollecito di pagamento, gli estremi che identificano le precedenti comunicazioni;
- per fatture insolute superiori a 77,47 euro, va apposta una marca da bollo da 2 euro.
Ma come scrivere la lettera di sollecito? Se la prima comunicazione può essere amichevole, anche per una questione di compostezza e comprensione di base, è meglio che il secondo sollecito di pagamento della fattura riveli un tono deciso, e specifichi la possibilità di ricorrere alle vie legale in caso di mancato pagamento. Va inoltre chiesto esplicitamente che il saldo avvenga al più presto, e come indicato sopra vanno inseriti i riferimenti alla prima comunicazione.
Per l’ultimo sollecito di pagamento e la costituzione in mora del debitore è opportuno rivolgersi ad un legale. Se quindi non andasse a buon fine neanche la seconda comunicazione, sarà meglio dovrà agire per vie legali - anche se la messa in mora è possibile sin dalla prima lettera di sollecito.
E’ importante però sapere che tutti i professionisti, gli esercenti, gli amministratori di condominio, ma anche i dipendenti possono servirsi della lettera di sollecito. Peraltro, il creditore che proceda con tale sollecito in forma scritta ha diritto ad un rimborso forfettario di 40 euro per le spese sostenute per il recupero del credito.
Ecco un fac simile di sollecito di pagamento efficace per ottenere il saldo di una fattura non onorata. Il presente modello di lettera di sollecito di pagamento di una fattura può essere usato, aggiungendo i riferimenti alla prima comunicazione, anche come ultimo sollecito di pagamento fattura e costituzione in mora.
