Secondo l'articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice civile, l'avviso di convocazione deve essere inviato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione.
L'avviso deve essere inviato a tutti i condomini, compresi i proprietari, i comproprietari, gli usufruttuari (per questioni ordinarie) e i nudi proprietari (per questioni straordinarie).
L'avviso può essere inviato in una delle seguenti forme:
- Raccomandata con avviso di ricevimento
- PEC
- Fax
- Telegramma
- Lettera consegnata a mani
L'avviso si considera notificato quando arriva all'indirizzo del destinatario, anche se quest'ultimo non è presente al momento della consegna.
Se uno dei condomini non ritira la raccomandata, la stessa si considera comunque come conosciuta.
Tuttavia, all'amministratore non basta produrre la velina con la dimostrazione della spedizione della raccomandata stessa ma è necessaria anche l'attestazione del postino che dichiara di aver immesso, nella cassetta delle lettere del destinatario, il relativo avviso di giacenza.
Per evitare contestazioni, è sempre consigliabile spedire le lettere almeno 30 giorni prima della data.
In caso di assemblea in videoconferenza, l'avviso deve specificare la piattaforma elettronica usata e l'orario della riunione.
L'amministratore può organizzare l'assemblea in forma mista (presenza fisica e online) o esclusivamente online, previo assenso della maggioranza dei condòmini.
In un'assemblea in videoconferenza, sono previste le figure del segretario e del presidente, che può essere anche l'amministratore. Alla fine dell'assemblea, il presidente sottoscrive il verbale, che può essere firmato digitalmente o in forma analogica.
Il mancato rispetto delle formalità, come la firma del verbale da parte del presidente, può rendere annullabile la delibera assembleare, che può essere impugnata ai sensi dell'articolo 1137 del Codice civile.
Per concludere, ecco i consigli per stabilire il ricevimento dell'avviso di convocazione condominiale:
- Inviare l'avviso almeno 30 giorni prima della data fissata per la riunione.
- Utilizzare una delle forme di notifica previste dalla legge.
- Conservare le ricevute di spedizione o le altre prove di notifica.
- In caso di assemblea in videoconferenza, assicurarsi che l'avviso specifichi la piattaforma elettronica usata e l'orario della riunione.
